Vous pouvez utiliser notre interface administrative pour configurer le fonctionnement de votre compte de messagerie EmailPro.
Cette application est disponible ici.
Ce manuel décrit le fonctionnement de la version 2.4.3 de l’application. Nous ajoutons régulièrement de nouvelles fonctionnalités à l’application.
Connexion
Pour vous connecter au système, utilisez votre adresse email et votre mot de passe.
Navigation
Les différentes fonctionnalités de l’application sont organisées dans différentes sections. Le menu à droite de la page vous permet de naviguer entre les sections.
Quand vous avez terminé d’ajuster la configuration de votre email, nous vous recommandons de quitter l’application en cliquant sur le bouton « QUITTER ».
Général
Dans cette section, vous pouvez préciser votre nom tel que vous souhaitez que le système l’affiche.
| Cette fonctionnalité ne concerne que l’application de gestion pour l’instant. Votre client de messagerie sur votre ordinateur ou votre téléphone portable, de même que le webmail, doivent être configurés séparément. |
Vous pouvez également préciser dans cette section combien de temps vous souhaitez conserver les emails supprimés dans la corbeille. La valeur par défaut est de 60 jours. Vous pouvez préciser une valeur comprise entre 10 et 400 jours.
| La corbeille est un dossier spécifique sur le serveur que les programmes de messagerie reconnaissent en tant que tel et où ils placent les messages supprimés. La plupart des logiciels de messageries modernes (versions récentes d’Outlook, emClient, Thunderbird, etc.) utilisent ce répertoire. |
| Certains programmes de messagerie ne reconnaissent pas la corbeille sur le serveur ou utilisent un autre mécanisme pour gérer les éléments supprimés. Dans ce cas, le paramètre « Rétention corbeille » n’a pas d’effet. (Cette situation est rare et concerne surtout des anciens programmes ou d’anciennes versions de certains programmes.) |
Mot de passe
Cette section vous permet de modifier le mot de passe de votre compte email.
Par mesure de sécurité, le système vous demandera de saisir votre mot de passe actuel comme condition préalable au changement.
| Si vous avez perdu votre mot de passe, veuillez prendre contact avec nous pour arranger la situation. À l’avenir nous allons mettre en place une procédure pour vous permettre de réinitialiser votre mot de passe en cas de perte. |
Réponse automatique
Il est parfois utile de pouvoir envoyer une réponse automatique à vos correspondants quand vous n’êtes pas en mesure de traiter leurs emails immédiatement. (Vous êtes en vacances, en déplacement, très occupé, etc.)
Pour activer la réponse automatique, cochez la case « Réponse automatique active » et saisissez le texte et le sujet de votre message.
N’oubliez pas de désactiver votre message quand vous serez de retour.
| À l’avenir, nous allons augmenter les fonctionnalités dans cette section, pour vous permettre d’éditer un message avec mise en forme (gras, italique, liens, etc.) et de spécifier la période pendant laquelle le message doit être actif. |
Gestion Spam
Cette section vous permet de spécifier quel traitement doit être appliqué aux messages que le système détecte comme étant des spams.
Par défaut, le système modifie le sujet du message pour lui ajouter l’en-tête [SPAM] et le place dans le
dossier Junk sur le serveur ; les spams sont conservés pendant 60 jours puis effacés.
Le dossier Junk est un dossier spécifique sur le serveur que les programmes de messagerie reconnaissent
en tant que tel. Souvent, ce dossier est affiché avec un autre nom dans le programme de messagerie (Spam,
Courrier indésirable, Pourriels, etc.).
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Si vous ne souhaitez pas que le système modifie le sujet du message, vous pouvez décocher « Marque les messages suspects avec la mention [SPAM] ».
Si vous préférez recevoir tous vos messages dans la boîte de réception, vous pouvez décocher « Place les messages suspects dans le dossier Spam/Courrier indésirable ».
| Décocher les deux cases revient, pour l’essentiel, à désactiver l’anti-spam. Vous n’aurez aucun moyen d’identifier les messages que le système considère comme indésirables. |
| Si vous constatez la présence de faux positifs (messages détectés en tant que spam mais qui ne le sont pas), vous pouvez remédier la situation en plaçant vos correspondants sur Liste blanche. Dans le même ordre d’idée, si certains spams passent au travers du filtre, vous pouvez mettre leurs expéditeurs sur Liste noire. |
Vous pouvez modifier la durée de rétention des messages considérés comme spams. La durée par défaut est de 60 jours. Vous pouvez choisir une durée de rétention entre 10 et 400 jours.
Liste blanche
Si vous constatez que les messages de certains de vos correspondants sont placés par erreur dans les spams, vous pouvez ajouter ces expéditeurs à votre liste blanche dans cette section.
Vous pouvez mettre un email individuel sur liste blanche, par exemple dupont@domaine.ch, ou un domaine
de messagerie complet, par exemple domaine.ch. Dans le second cas, tous les expéditeurs avec une adresse e-mail
sur ce domaine seront autorisés.
Si l’adresse saisie est celle d’une liste de discussion, mais que certains messages continuent d’arriver dans les spams, veuillez cocher la case « Liste de discussion » et cela devrait résoudre ce problème.
| Une liste de discussion est un système où les emails d’un abonné sont transférés à l’ensemble des autres abonnés. Les réponses des abonnés sont transférées à l’ensemble de la liste. Aujourd’hui, les forums ont pris le pas sur ces listes, mais de nombreuses listes sont néanmoins toujours actives et très utiles. |
Techniquement, si la case « Liste de discussion » est cochée, le filtrage s’effectue sur le champ
reply-to au lieu du champ from.
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Liste noire
Si vous constatez que certains spams ne sont pas bloqués, vous pouvez mettre leurs expéditeurs sur liste noire.
Vous pouvez mettre un email individuel sur la liste noire, par exemple dupont@domaine.ch, ou un domaine
de messagerie complet, par exemple domaine.ch. Dans le second cas, tous les expéditeurs avec une adresse e-mail
sur ce domaine seront bloqués.
Lorsque vous mettez un e-mail ou un domaine sur liste noire, le système vous demande quelle action doit être effectuée. Par défaut, les messages sont placés dans le répertoire des spams, mais vous pouvez aussi décider de simplement les supprimer.
| Nous vous recommandons de plutôt placer les messages dans la boîte des spams que de les supprimer. Un message supprimé par le système au niveau de la liste noire n’est pas récupérable car il n’atteint jamais votre boîte e-mail et nous n’avons aucun moyen de le restaurer en cas d’erreur. |
| La liste blanche prend le pas sur la liste noire. Si un email figure par erreur sur les deux listes, la liste blanche est prioritaire. |
Suivi des messages
Cette section vous permet de vérifier la bonne réception de vos messages par le serveur de votre correspondant. Le statut des messages envoyés pendant les sept derniers jours est affiché.
Les différents statuts sont :
-
OK, remis : votre message a été accepté par le serveur de votre correspondant ;
-
Traitement en cours : votre message est en cours de traitement sur notre serveur et un dialogue a été (ou va être) établi avec le serveur de votre correspondant ;
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Erreur, non remis : le serveur de votre correspondant a renvoyé une erreur et le message ne sera pas transmis à son destinataire.
Cliquer sur Réponse SMTP affiche la dernière réponse du serveur de votre correspondant. Cette information est très technique, mais peut cependant vous donner une idée de la raison pour laquelle votre message n’a pas été transmis. Si vous nous contactez pour résoudre un problème de non-remise, c’est une bonne idée de faire un copier/coller de cette information pour nous aider dans nos recherches.
| Notre système suit le parcours de votre message jusqu’à son arrivée sur le serveur qui gère la messagerie de votre correspondant. Lorsque ce serveur accepte le message et nous dit qu’il va le transmettre à son destinataire, nous considérons cela comme une remise de message réussie. |
| Cependant, même après réception de votre message, certains processus peuvent être engagés sur le serveur de votre correspondant, sur lesquels nous n’avons aucun contrôle ou information, qui peuvent, au final, empêcher l’arrivée de votre message. |
Support
Vous pouvez utiliser le formulaire dans cette section pour nous contacter si vous rencontrez un problème ou avez une question.
Configuration automatique
Dans cette section, vous pouvez télécharger les fichiers préconfigurés pour établir la configuration automatique de votre messagerie, comme expliqué dans le manuel de configuration